(網(wǎng)經(jīng)社訊)摘要：越來(lái)越多的企業(yè)關(guān)注采購(gòu)成本管理在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的重要作用，其中辦公用品采購(gòu)屬于非生產(chǎn)性物料采購(gòu)，也是企業(yè)成本支出中的重要組成部分。本文對(duì)世界500強(qiáng)制造企業(yè)中國(guó)分公司辦公用品采購(gòu)模式由線下采購(gòu)到B2B線上采購(gòu)平臺(tái)的搭建為例，對(duì)B2B模式下辦公用品采購(gòu)管理進(jìn)行探討。
1832年查爾斯·巴比奇最早認(rèn)識(shí)到采購(gòu)工作的重要性，20世紀(jì)初隨著工業(yè)化進(jìn)程的發(fā)展，汽車、鐵路等大型制造企業(yè)的出現(xiàn)，人們對(duì)優(yōu)秀的采購(gòu)人員需求和物料專業(yè)更加關(guān)注，使得采購(gòu)流程和采購(gòu)理論得到了快速發(fā)展。20世紀(jì)70年代中期，準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)管理模式風(fēng)靡全球，在產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量和制造成本方面提出了更高的要求，采購(gòu)是實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)的基礎(chǔ)。90年代中期，企業(yè)普遍具有加強(qiáng)采購(gòu)管理的意識(shí)，以保證生產(chǎn)、降低成本和不必要的浪費(fèi)。如今，更多的企業(yè)著眼于對(duì)非生產(chǎn)性物料的采購(gòu)管理，降低生產(chǎn)中的隱性成本，提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。辦公用品是非生產(chǎn)性物料采購(gòu)的重要組成部分，本文主要通過(guò)世界500強(qiáng)制造企業(yè)中國(guó)分公司對(duì)辦公用品采購(gòu)模式介紹，以及方式由線下采購(gòu)到B2B線上采購(gòu)的變更，分析供應(yīng)商變更過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題以及提出相應(yīng)的對(duì)策，以期對(duì)企業(yè)基于B2B模式下辦公用品采購(gòu)管理提供參考。
1 辦公用品采購(gòu)方式
辦公用品采購(gòu)所包含的內(nèi)容根據(jù)企業(yè)性質(zhì)有所不同，一般是指文具用品、辦公耗材、日雜百貨、IT設(shè)備等，既包括簽字筆、文件袋、復(fù)印紙、打印紙等低值易耗品，也包括顯示屏、投影儀、打印機(jī)等價(jià)值較高的物品[1]。辦公用品采購(gòu)成本的可控性低，該外資企業(yè)的DL獨(dú)資子公司在2018年辦公耗材和文具用品的支出己達(dá)20余萬(wàn)。鑒于辦公用品的采購(gòu)頻率和需求重復(fù)性高等特點(diǎn)，一般企業(yè)都會(huì)采取集中采購(gòu)的模式進(jìn)行采購(gòu)。
辦公用品的集中采購(gòu)能夠使日常辦公用品透明化，便于采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)工作，盡量統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部辦公用品的質(zhì)量和避免重復(fù)的人力、物力及財(cái)力的損耗。
2 DL公司辦公用品采購(gòu)現(xiàn)狀
2.1 供應(yīng)商的選擇
DL公司在2019年之前辦公用品采購(gòu)主要是線下進(jìn)行，根據(jù)總公司對(duì)供應(yīng)商的篩選和評(píng)定，確定為公司所在地一家民營(yíng)公司為該公司辦公用品的供應(yīng)商。這家公司主營(yíng)辦公用品、部分電子產(chǎn)品，能夠滿足該公司正常的辦公需求。2019年，DL公司將辦公用品的供應(yīng)商更換為某互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，搭建線上采購(gòu)平臺(tái)進(jìn)行采購(gòu)。
2.2 采購(gòu)流程
辦公用品的采購(gòu)由公司非生產(chǎn)性物料采購(gòu)部門的采購(gòu)專員負(fù)責(zé)，在更換供應(yīng)商之前，辦公用品的采購(gòu)流程與其他非生產(chǎn)性物料需求采購(gòu)的流程基本相同。各部門需要采購(gòu)辦公用品時(shí)，由部門助理統(tǒng)計(jì)各部門所需的辦公用品類別、型號(hào)和數(shù)量。由部門助理在公司內(nèi)部管理系統(tǒng)提交申請(qǐng)，系統(tǒng)根據(jù)訂單的金額及部門成本中心向?qū)徟耍ú块T經(jīng)理、負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)專員）發(fā)送郵件，提醒審批人員對(duì)訂單進(jìn)行審批，訂單完成審批后由采購(gòu)專員在系統(tǒng)生成訂單并發(fā)送訂單到供應(yīng)商接收訂單的郵箱。供應(yīng)商在接收到訂單后對(duì)訂單內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，向采購(gòu)部的公共郵箱發(fā)送訂單確認(rèn)的郵件以保證訂單金額和交期，安排發(fā)貨。
2019年在更換供應(yīng)商，采取B2B模式采購(gòu)辦公用品后，IT部門在公司內(nèi)部管理系統(tǒng)中上線辦公用品購(gòu)物平臺(tái)。各部門計(jì)劃采購(gòu)辦公用品時(shí)需部門助理統(tǒng)一在購(gòu)物平臺(tái)中自助將所需辦公用品加入購(gòu)物車，生成購(gòu)物清單后系統(tǒng)生成申請(qǐng)到審批人處審批，審批通過(guò)后系統(tǒng)自動(dòng)下單，等候供應(yīng)商安排送貨。兩種采購(gòu)模式相比較，線上辦公用品采購(gòu)具有以下特點(diǎn)：
第一，采購(gòu)流程簡(jiǎn)化。采用B2B模式進(jìn)行辦公用品采購(gòu)后流程更加簡(jiǎn)化，在審批完成后直接下達(dá)到供應(yīng)商，減少了供應(yīng)商確認(rèn)訂單和采購(gòu)專員生成訂單的過(guò)程，避免了在生成訂單的過(guò)程中發(fā)生型號(hào)或數(shù)量的錯(cuò)誤而耽誤物品的交期。當(dāng)部門需要較為特殊的辦公用品時(shí)，線下采購(gòu)模式，需要采購(gòu)專員向辦公用品供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)，與部門助理進(jìn)行確認(rèn)后進(jìn)行訂單的處理。采用線上采購(gòu)平臺(tái)后采購(gòu)專員需要將工作重心放到與供應(yīng)商溝通和協(xié)定合同上，通過(guò)統(tǒng)計(jì)過(guò)去幾年公司購(gòu)買頻率較高的辦公用品型號(hào)并提交清單給供應(yīng)商，保證常用物品的線上庫(kù)存，以及更新線上的產(chǎn)品。
第二，物品交期縮短。本地供應(yīng)商在接收到訂單后，首先需要對(duì)訂單內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，然后再進(jìn)行配貨和送貨。由于同屬一地，供應(yīng)商選擇自行配送到公司的辦公區(qū)。當(dāng)出現(xiàn)訂單中的某項(xiàng)產(chǎn)品缺貨且需求者沒(méi)有加急的情況下，為降低銷售成本供應(yīng)商會(huì)選擇等待訂單中商品全部配齊后送貨。線上采購(gòu)平臺(tái)的供應(yīng)商具有自營(yíng)物流和配送中心，訂單物品能夠滿足隔日到達(dá)，縮短了物品的交期。
第三，需求物品可視化。采用B2B線上購(gòu)物平臺(tái)，需求者能夠更加直觀地選擇所需要的辦公用品，網(wǎng)頁(yè)中具備詳細(xì)的物品介紹以便需求者判斷是否符合要求，相同品類的產(chǎn)品更加豐富，需求者可以根據(jù)自己需要進(jìn)行比對(duì)和選擇，相較于之前部門助理可以選擇的產(chǎn)品更加豐富。為了避免在進(jìn)行選擇時(shí)誤選價(jià)格更高的相似產(chǎn)品，采購(gòu)部門在更換供應(yīng)商之前，對(duì)往年辦公用品采購(gòu)清單進(jìn)行整理，列出常用品的購(gòu)買清單。這個(gè)清單包含大部分的文具用品和常用的電子產(chǎn)品的商品編號(hào)，部門助理在線上購(gòu)買時(shí)搜索清單中的商品編號(hào)即可快速尋找到所需產(chǎn)品。
3 DL公司線上辦公用品采購(gòu)存在的問(wèn)題及對(duì)策
DL公司各部門辦公用品的采購(gòu)需求一般是按季度提出，線上辦公用品采購(gòu)平臺(tái)投入使用五個(gè)月左右，在新采購(gòu)方式上線后，調(diào)研發(fā)現(xiàn)以下問(wèn)題：
第一，系統(tǒng)穩(wěn)定性問(wèn)題。部門助理在使用線上辦公用品購(gòu)物平臺(tái)時(shí)反映，系統(tǒng)穩(wěn)定性稍差，存在閃退的現(xiàn)象，甚至造成數(shù)據(jù)丟失。
第二，線上購(gòu)物平臺(tái)互動(dòng)性不強(qiáng)。企業(yè)辦公用品采購(gòu)平臺(tái)與個(gè)人在電商平臺(tái)購(gòu)物不同，企業(yè)辦公用品采購(gòu)平臺(tái)缺少客服人員，當(dāng)產(chǎn)品描述不清晰或缺貨狀態(tài)時(shí)，需求者不能夠進(jìn)行確認(rèn)和提醒供應(yīng)商補(bǔ)貨。
第三，線上購(gòu)物平臺(tái)檢索準(zhǔn)確性不高。對(duì)于產(chǎn)品型號(hào)確定和商品編號(hào)己知的產(chǎn)品，部門助理在進(jìn)行搜索時(shí)是十分便捷和準(zhǔn)確的。當(dāng)缺少同品牌同型號(hào)的產(chǎn)品時(shí)，部門助理需要通過(guò)一定產(chǎn)品描述進(jìn)行產(chǎn)品搜索，但搜索結(jié)果的匹配程度不是很高。
第四，線上購(gòu)物平臺(tái)產(chǎn)品購(gòu)買數(shù)量限制。當(dāng)部門需求量大于供應(yīng)商存貨時(shí)，部門助理需要補(bǔ)提需求進(jìn)行二次購(gòu)買，產(chǎn)生重復(fù)工作的浪費(fèi)。當(dāng)部門需求數(shù)量小于供應(yīng)商可下單數(shù)量時(shí)，比如筆記本、文件袋等文具用品單件是不滿足下單要求的，只能購(gòu)買大于需求量的辦公用品。
針對(duì)于上述線上辦公用品采購(gòu)存在的問(wèn)題，筆者提出對(duì)策和建議如下：
第一，系統(tǒng)穩(wěn)定性的問(wèn)題，需要DL公司IT部門與供應(yīng)商共同解決，提高線上購(gòu)物平臺(tái)與企業(yè)管理信息系統(tǒng)的匹配度。IT部門指派相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)定期調(diào)試系統(tǒng)并收集線上購(gòu)物平臺(tái)使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行匯總并解決，為系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行提供技術(shù)支持。
第二，供應(yīng)商未在B2B業(yè)務(wù)中安排線上客服人員，當(dāng)產(chǎn)品出現(xiàn)需要補(bǔ)貨或更新產(chǎn)品目錄時(shí)，需要采購(gòu)專員與負(fù)責(zé)相應(yīng)業(yè)務(wù)的供應(yīng)商進(jìn)行線下溝通，供應(yīng)商接到采購(gòu)專員反饋后再進(jìn)行線上操作。除建議供應(yīng)商在B2B平臺(tái)上安排客服人員外，采購(gòu)專員需要定期更新常購(gòu)買辦公用品的產(chǎn)品清單，并與供應(yīng)商協(xié)調(diào)備足這些常用品牌和型號(hào)的辦公用品。
第三，采購(gòu)專員與供應(yīng)商進(jìn)行線下溝通到產(chǎn)品補(bǔ)貨的時(shí)間是不確定的，增加了需求不能及時(shí)滿足的風(fēng)險(xiǎn)，因此部門助理需要合理計(jì)劃本部門辦公用品的采購(gòu)數(shù)量和周期以應(yīng)對(duì)供應(yīng)商不能滿足需求的特殊情況。
線上辦公用品采購(gòu)平臺(tái)檢索準(zhǔn)確率不高，一方面需要IT部門的支持，使線上購(gòu)物平臺(tái)更加智能化和人性化;另一方面，采購(gòu)部門可以對(duì)提交申請(qǐng)的部門助理進(jìn)行培訓(xùn)或遠(yuǎn)程指導(dǎo)，提高部門助理操作線上采購(gòu)平臺(tái)的熟練程度。當(dāng)部門助理檢索不到需求產(chǎn)品時(shí)，及時(shí)與采購(gòu)專員聯(lián)系要求供應(yīng)商上線所需產(chǎn)品。
第四，當(dāng)部門需求數(shù)量大于存貨數(shù)量時(shí)，部門助理需要聯(lián)系采購(gòu)專員以便要求供應(yīng)商及時(shí)補(bǔ)貨。當(dāng)所需產(chǎn)品需要一次性購(gòu)買檔次需求數(shù)量時(shí)，首先判斷這個(gè)產(chǎn)品的消耗速度，若是消耗速度較快的簽字筆、便利貼等，可以按照供應(yīng)商要求購(gòu)買量進(jìn)行采購(gòu);若是消耗速度較慢的文件袋、橡皮等，需要通過(guò)比價(jià)查詢是否存在可替代的無(wú)最低購(gòu)買量的不同品牌相似產(chǎn)品進(jìn)行采購(gòu)。
4 82B辦公用品采購(gòu)模式優(yōu)勢(shì)分析
隨著企業(yè)注重信息化建設(shè)和管理信息系統(tǒng)的使用，越來(lái)越多的企業(yè)選擇應(yīng)用B2B商業(yè)平臺(tái)進(jìn)行采購(gòu)。B2B集中采購(gòu)平臺(tái)有助于企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)之間的聯(lián)合采購(gòu)、訂購(gòu)，實(shí)現(xiàn)信息流、資金流、商流有機(jī)的結(jié)合[2]。盡管在傳統(tǒng)集中采購(gòu)模式向B2B電商平臺(tái)集中采購(gòu)過(guò)渡的過(guò)程中存在一定的問(wèn)題，仍然不能否定B2B電商平臺(tái)集中采購(gòu)辦公用品具有傳統(tǒng)集中采購(gòu)模式不具有的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。
第一，減少交易環(huán)節(jié)，提高交易效率。應(yīng)用B2B電商平臺(tái)進(jìn)行辦公用品的采購(gòu)可以減少采購(gòu)比價(jià)和議價(jià)的次數(shù)。
第二，豐富產(chǎn)品類目，降低采購(gòu)成本。線上采購(gòu)平臺(tái)的辦公用品品牌和型號(hào)更加豐富，為需求者提供更多選擇。同時(shí)，線上采購(gòu)平臺(tái)進(jìn)行常用辦公用品的采購(gòu)更具價(jià)格優(yōu)勢(shì)，長(zhǎng)期采用這樣的采購(gòu)模式將大大降低辦公成本。
第三，采購(gòu)流程透明化，提供審計(jì)便利。通過(guò)部門助理在線上采購(gòu)平臺(tái)自助選擇所需的辦公用品，價(jià)格和產(chǎn)品信息都是透明的，提高采購(gòu)流程的透明化。部門助理每次需求的產(chǎn)品、數(shù)量和總金額會(huì)在其賬號(hào)中保留，為其制定辦公用品需求計(jì)劃提供依據(jù)。線上辦公用品采購(gòu)有助于公司管理人員和審計(jì)人員對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，有助于實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程的控制，提高公司對(duì)非生產(chǎn)物料采購(gòu)的管理和監(jiān)督。
第四，實(shí)時(shí)了解庫(kù)存信息，減少信息反饋時(shí)間。線上辦公用品采購(gòu)平臺(tái)供應(yīng)商的庫(kù)存信息能夠隨時(shí)被需求者查詢到，減少了傳統(tǒng)集中采購(gòu)辦公用品需要提交需求后由采購(gòu)專員反饋供應(yīng)商庫(kù)存信息，若缺少需求產(chǎn)品，再次提交需求的過(guò)程。需求者可以自行得到線上辦公用品采購(gòu)品臺(tái)的產(chǎn)品庫(kù)存信息，選擇可替代產(chǎn)品等方式變更采購(gòu)計(jì)劃。
參考文獻(xiàn)：
[1]季永偉.面向大型企業(yè)的辦公用品合約采購(gòu)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2018.
[2]楊昌玉.基于電商B2B的供應(yīng)鏈集中采購(gòu)模式探索[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)研究，2018 （6）：82- 84.（來(lái)源：管理觀察雜志 文/宋永昕 李燕 編選：網(wǎng)經(jīng)社）
